フリーランス産業保健師が使うNotionの活用術　7選　〜保健師のパソコンスキル編〜

保健師になって毎日の業務に追われていませんか？

看護師時代もあったと思いますが、忙殺されてそれどころではなったと思います。

企業勤務になってからは仕事のプロジェクト・タスクを管理などの必要性が出てきます。

Notionとは

Notionは、ワークスペースの中にタスク管理・プロジェクト管理・データベース作成や管理など様々な用途に使えるマルチツールです。

GoogleサービスやSlackなど他のツールとも連携しており、使える幅が広い！

シンプリストにとってはツール・情報を一元化できるものなので使いやすいです。

また、保健師としての側面では、多種多様な業務の効率化を図るために非常に便利でした。

Notionを使うメリット・デメリット

シンプル構造で多機能のNotion。非エンジニアの保健師目線でのメリットとデメリットを紹介します。

 メリット①様々な端末で利用できる

パソコンはもちろんのこと、スマホ、タブレットでも使えます。

スマホならiOS・Androidでアプリをダウンロード。パソコンならデスクトップアプリをダウンロードまたはブラウザで使用でき、デバイス・場所にとらわれない使い方ができます。

パソコンを持っていない時でも、気軽にモバイルで見ることができ、荷物を軽量化したいが、Notionの情報を見たい！そんな時には便利です。

 メリット②情報の一元化が可能

Notionページやデータベースを共有することで、情報の一元化が可能です。

社内イントラネットを作り、新着情報や変更事項、プロジェクト管理などができ、社内・チーム内での情報共有しやすくなる。

 メリット③継続的な業務改善がしやすい

柔軟にカスタマイズでき、リアルタイムで情報共有・変更ができます。データベース機能によって、業務データの蓄積が可能になり、改善や分析が簡単になります。

最近リニューアルし、チャート機能も使えるとより業務効率はUP！

 メリット④常にアップデートしている

Notionはユーザーの声を聞いて常に進化しています。2024年にはAI機能の導入やチャート機能、別アプリのNotionカレンダーなどが新しく出ました。

 デメリット①使いこなすまでに多少の学習期間が必要

個人利用であれば学習でどうにかなります。しかし、会社全体での利用となると、デジタルツールに不慣れな方には難しいと思います。会社で勉強会を開くなどして、Notionを使いこなしてください。

Notionアンバサダーの方達がYouTubeで解説動画を出してくれているので、それで勉強すると良いですね。

 デメリット②インターネット環境が必須（オンラインでの利用）

電波の少ないところ・ないところ（圏外）では使えませんので、気をつけなければいけません。初めて行く場所でのインターネット環境の確認は必須です。

 デメリット③セキュリティ面での懸念がある：個人情報の取り扱いに注意が必要！

Notionのセキュリティと安全性についてはNotionサイトページのセキュリティとプライバシーを確認してください。

個人利用するのであれば問題ありませんが、複数人で利用する場合には権限付与や公開設定なども確認が必要になるので注意しましょう。

 デメリット④高度な機能は有料プランが必要

個人利用であれば、フリープラン（無料）で十分だと思います。

オートメーション（無制限）・チャート（無制限）や、その他の高度な機能を使用したいならプランのランクアップは必要です。

また、Notion AI機能は別機能なのでフリープランでも使えますが、こちらも有料となります。

Notion AIは無料トライアルを使って、使い勝手など確認してみてください。

保健師の業務効率化で使えるNotion活用

Notion活用術①対象者・顧客管理・進捗管理

保健指導・特定保健指導などの指導対象のスケジューリングや進捗を確認する時に便利です。記載内容は、次回指導日や確認事項などをメモしておくと◎

保健師同士で対象者情報の共有にも活用できます。

Notion活用術②スケジュール管理やタスク管理

企業勤務の場合、年間スケジュールは前年度とほとんど変わりません。ただ、どの時期に何をしていたのかを記憶から掘り起こすのは難しい。

そんな時に便利なのが、ビューの並列。前年の予定と今年の予定を見比べることができます。

また、様々な業務のタスク管理もでき、作業の漏れがなくなります。昨年にはなかったタスクも今年は発生しているケースもあるため、タスクの追加も簡単です。

Notion活用術③情報収集：記事集め

法律関連の情報や、企業の健康コラムなどの記事を読んで、あとで見ようと思っても、どこに行ったかわからなくなることがある。

そんな時に、記事だけを集めたデータベースを作って、あとで見返せるようにする。

Notionと連携して記事集めをするということ！
今まで見た記事や、活用したかなどを自分のメモとして置いておくことが可能。

Notion活用術④マニュアル集

業務の引き継ぎや新入職者へのオリエンテーションなどの説明、新しいプロジェクトを始動する時に必要になるマニュアルなどを一箇所にまとめましょう。

1年に一度のことで、探すことから始めると大変な状況に陥ります（一種のガサ入れ状態）。

マニュアルが系統別にまとまっていることや、探しやすさを優先するとデジタルでまとめることは非常に便利かつ業務効率化を図れます。

種別・使用時期などで分類しておくと使用時に便利です。

また、新しくNotionで作ることも良いですが、すでに存在するPDF資料をを一覧にしておくだけでもOK。

Notion活用術⑤職歴・転職活動の応募状況などを集約

履歴書はまだ手書きですか？滅多に使わない履歴書・職務経歴書を引っ張り出してくるのも一苦労。すでにあるフォーマットに記入し、毎回修正をかけていくとその手間が減っていきます。

また、一度に複数社応募している場合、情報を管理したり筆記試験や面談の振り返りをする必要もあります。

そんな時にNotionで一元管理しておけば、就職・転職活動も苦になりません。同一企業に応募できる場合を除き、同じ会社に応募するなんてミスも防げます。

学生の就職活動や産業保健師への転職の時に活躍します。

Notion活用術⑥健康教育資料のデータベース化（集約）

PowerPointやGoogleスライドで作成した啓蒙活動のポスターなどを保存して、繰り返し使えるように集約しましょう。使用日時、どの場面、作成の意図、資料データのURL（クラウド保存の場合）などを記載しておけば、再利用しやすいです。

自分が作成した資料の傾向なども一覧で見えてきます。

Notion活用術⑦研修会や勉強会の企画・運営管理

研修会や勉強会が多いのも、医療職あるあるです。

研修を運営する側では、企画から必要なタスクを明確化し、担当者を決めて責任を持ってもらうには必要なツール。毎回、0から構築するよりテンプレートなどがあれば進行しやすいです。

運営の進捗なども把握できるので、スケジュール管理もできます。

会場設営で必要なものや、会場の入退室などの情報把握が必要ですので、関係者がアクセスしてすぐ見れる状態にしておくと便利です。

Notionを始める手順（手順のブロックを使う）

使用頻度を増やして、Notionに慣れていきましょう。

Notionを使いこなして業務効率化を図ろう

世の中に溢れている管理ツールを試してみましたが、結局ツール迷子状態。そんな中であったのがNotion。

Notionは作りがシンプルなのが◎
ミニマリスト・シンプリストでもある私が気に入っているツールの一つです。

今では仕事ではタスク管理や顧客管理など、プライベートでは家計簿・旅行計画や夫との共有事項の管理などに使用しています。

Notionは多機能で自由度が非常に高い管理ツールです。自由度が高い分、難しいと思うかもしれませんが、徐々に慣れていきます。

ご自身が使いやすいようにカスタマイズして、業務効率を高めていってください。

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